REVIEWCOMPANY.VN

MÔ HÌNH KANBAN QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ

“Thời gian là vàng bạc” và là thứ công bằng nhất trong cuộc sống. Vậy mà câu nói “Tôi không có đủ thời gian” hay “ước gì một ngày 48 tiếng” luôn trên cửa miêng của đa số chúng ta. Người biết quản lí thời gian hiệu quả là người đang nắm giữ chìa khóa thành công.

Có rất nhiều cách quản lí công việc và ngày nay mô hình Kanban đang là lựa chọn mới, hữu dụng dành cho mọi người.

Hãy cùng xem mô hình quản lí công việc cá nhân bằng Kanban đơn giản nhất nhé!


Trên một cái bảng bạn tạo ra ba cột có tên “Cần làm” (To do), “Đang làm” (Doing) và “Xong” (Done).

Khi có việc cần làm bạn viết vào tờ giấy dán và đặt vào To do. Việc này có bản chất là “lập kế hoạch”, sẽ giúp bạn có được trình tự và cách làm công việc có bài bản hơn. Nhiều người bắt tay vào làm ngay việc được giao mà không suy nghĩ, tính toán. Đó không phải là chiến lược tốt. Trong các công việc cần làm bạn nên sắp xếp độ ưu tiên theo giá trị (cái nào có giá trị thì làm trước),  ta có thể mất ít công sức hơn mà làm được nhiều giá trị hơn (theo quy tắc Pareto, 80-20)

Khi quyết định làm việc gì, ta sẽ chuyển công việc sang cột Doing. Bạn nên ghi ngày giờ bắt đầu làm lên giấy để biết được thời gian bắt đầu là khi nào. Vì ta không thể làm quá nhiều việc nên hãy giới hạn số lượng thẻ ở cột này . Đừng để nhiều, vì nó sẽ khiển bạn phải nhảy từ công việc nọ sang công việc kia (task-switching), là nguồn cơn của thiếu hiệu quả và stress.

Khi làm xong việc gì thì đặt nó sang cột Done, có thể ghi ngày giờ kết thúc lên giấy để đánh giá về sau.

Việc đặt một công việc sang cột Done chứ không vứt đi sẽ giúp bạn nhìn thấy được tiến độ công việc, tạo giá trị thúc đẩy bản thân. Đó là một trong những lợi ích của trực quan hóa (visualization).

Về tờ giấy dán, bạn có thể chọn nhiều màu, dùng nó tùy theo chủ ý. Ví dụ: các việc học tập để giấy xanh, các việc giấy tờ để giấy vàng, các việc liên quan đến khách hàng dùng giấy đỏ …. Nhưng hãy dùng có chủ ý. Việc này sẽ giúp cho bảng trực quan hơn, có sức sống hơn.

Vào mỗi cuối tuần (hay cuối tháng), bạn có thể ngồi lại một chút tự đánh giá lại mình đã làm được bao nhiêu việc, trong đó có bao nhiêu việc ưu tiên, bao nhiêu việc trễ hẹn, bao nhiêu việc đạt kết quả mĩ mãn. Rồi so sánh với tuần trước đó. Qua đó, bạn có thể đánh giá được cách thức làm việc của chính mình. Rồi đưa ra một vài ý tưởng để cải thiện cách làm việc của chính mình.

Áp dụng Kanban hợp lí cũng nỗ lực cố gắng trong một thời gian dài sẽ giúp bạn quản lí thời gian tốt hơn và cuộc sống, công việc bản thân cũng tươi mới hơn, giảm bớt sự mệt mỏi, stress.

Bình luận